Excel教程:一张应收款账龄统计表,逼哭了多少会计人?

来源:互联网 作者:老菜鸟

从事财务工作的伙伴对于账龄统计表一定不陌生。财务部门根据时间段汇总每个客户的应收账款金额生成应收款账龄统计表,然后交给相关业务部门去催款。通常财务系统导出的数据并不能直接满足需要,还需要使用Excel来二次加工,这个过程所耗费的时间就因人而异了。

我们来看个实际的例子: 

 

系统导出的数据可能有很多列,这里我们只保留了需要的三列数据,要根据这个数据源做出下图所示的汇总表: 

我不知道各位是如何完成这个汇总表的,但是我见过有人这样做:首先筛选一个客户,再筛选该客户30天以内的交易信息,选择对应的金额,从Excel右下角的状态栏看合计金额,然后填入汇总表对应的位置;再筛选该客户31~60天的交易信息……如此四次,完成一家客户的数据汇总……

在她看来,自己已经操作得非常熟练了,完成这样一张表基本上一上午就能做完,而那些新来的人有时候一天还做不好呢。

假如懂得一些函数的运用,再会用透视表的话完成这个汇总表三分钟应该就够了,不信的话看看动画演示! 

整个操作就两步:

第一步:通过公式把各笔交易欠款天数分成需要的4档。公式如下:

=LOOKUP(NOW()-B2,{0,31,61,91},{"欠款0-30天","欠款31-60天","欠款61-90天","欠款90天以上"})

第二步:利用透视表生成账龄表。

选中整个数据,插入透视表,客户简称作为行,账龄作为列,应收账款金额作为值。

下面重点为各位伙伴解释一下第一步的公式。

=LOOKUP(NOW()-B2,{0,31,61,91},{"欠款0-30天","欠款31-60天","欠款61-90天","欠款90天以上"})

(1)公式目的

公式目的只有一个,就是根据账期(当天日期与交易日期之间的天数)进行分类。实现这种分类的公式有多种,当前采用LOOKUP函数公式只是其中的一种。其他比较常见的是用IF函数来实现,但是公式会比较长,容易出现错误。

(2)LOOKUP函数公式的用法

结合本例我们来解释一下LOOKUP函数的用法。

LOOKUP函数常用格式=(查找值,查找区域,返回值)。

以本例来说,我们添加两个辅助列,F列“日期区间下限”,G列“显示内容”。F列作为查找区域,G列是要返回的值。 

 然后公式可以这样写:=LOOKUP(NOW()-B2,$E$2:$E$5,$F$2:$F$5) 

 很明显可以看到函数是由三个参数构成的。

 第一参数:NOW()-B2。这部分表示当天日期与交易日期之间的间隔天数,也就是查找值。

 第二参数:$E$2:$E$5,查找区间,当前区间中的数据是要查找的日期区间的下限值。比如我们需要找0-30天,下限就是0,要找31-60天,下限就是31,以此类推。第二参数必须以升序的方式存在,LOOKUP会自动判断第一参数属于哪一个对应的区间。

第三参数:$F$2:$F$5,返回值,对应查找区间要实际显示的内容。LOOKUP在判断出账期属于哪个区间后,会显示出对应的内容。

使用这个公式要注意两个地方:第二参数的区间只需要提供下限,并且是升序排列的方式。 

 

(3)取消辅助列的公式用法

在实际使用的时候,我们可以不添加辅助列,这时候就需要把具体数据以常量数组的方式写在公式中。也就是用{0,31,61,91}取代$E$2:$E$5 ,用{"欠款0-30天","欠款31-60天","欠款61-90天","欠款90天以上"}取代$F$2:$F$5。 

这里学到的LOOKUP公式属于一种自动分类套路公式。学会了它,再配合透视表的简单操作,很多原本非常麻烦的分类统计工作都可以变得非常简单。大家一定要了解、掌握这种方法!



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