Word 文档快速生成PPT幻灯片的 4 种方法

来源:优页文档 作者:优页文档

日常工作中,或许你和我一样,经常要把制作完成的 Word 格式的项目报告、产品介绍、市场计划等文档,制作为 PowerPoint 演示文档分享、讲解、演示给同事、合作伙伴或客户。此时,你会怎么做呢?

我十分怀疑,你大概率使用复制、粘贴操作,将 Word 文档中需要分享的要点,逐行粘贴到 PowerPoint 幻灯片中。
就像最近有朋友问——Word 文档转 PowerPoint 幻灯片,谁家强
我没有丝毫犹豫,回答——微软自己就很强
对方楞了几秒钟,深叹一口气,那种感觉就像迷了路的孩子,转来转去,原来发现回家的路,就在最开始的原点。
但,为啥呢?
我们下面就来看看无需任何第三方工具,Word 文档快速生成幻灯片的 4 种方法。
 
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直接将 Word 文档发送到幻灯片

你看,在我的 Word 应用程序的快速访问工具栏上,始终有这样的一个命令:发送到 Microsoft PowerPoint
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如果我要将当前的 Word 文档制作为 PowerPoint 幻灯片,只需单击这个按钮,即可一键完成幻灯片制作。
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可是,当你仔细观察你自己的 Word 应用程序时,一定会问——为什么我的 Word 没有这个神奇的按钮
是的,通常情况下,你并没有。不是你不配,而是 Word 应用中有将近 30% 的命令,如果你不主动发现,是不会显示在 Word 应用程序的功能区中的。而这个“发送到 Microsoft PowerPoint”命令,就是其中之一。
所以,你要亲自把这个命令找出来
在 Word 应用程序的“快速访问工具栏”中打开“自定义”下拉列表,并执行其中的【其他命令】。
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随即打开“Word 选项”对话框的“自定义快速访问工具栏”选项面板,在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“不在功能区中的命令”,然后,在命令列表中找到“发送到 Microsoft PowerPoint”命令,将其添加到右侧的快速访问工具栏定义中。
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你看,你要的 Word 文档一键转换为 PowerPoint 幻灯片的功能,就来了。
但是,紧接着你可能发现——工具有了,但是为什么在 Word 中执行它,却在 PowerPoint 幻灯片中看不到期望的效果呢?
这是因为还有关键的一步,与工具无关,而是你的 Word 文档结构
最简单的测试方法,在你当前的 Word 文档中,勾选“视图”选项卡中的“导航窗格”选项。如果发现随即打开的“导航”窗格中什么也没有显示出来,这个 Word 文档就不具备通过该方法一键转换为 PowerPoint 的基本能力。
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所以,Word 文档中的【发送到 Microsoft PowerPoint】命令,并不是一种人工智能(AI,Artificial Intelligence)服务,而是 Word 文档与 PowerPoint 文档内容之间默认的、千丝万缕的关联——即,Word 文档的标题大纲级别与 PowerPoint 幻灯片中的文本级别,一一对应。
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因此,如果 Word 文档中应用了“标题 1”样式(大纲级别 1)的文本,转换后将对应每页幻灯片的标题;而 Word 文档中应用了“标题 2”样式(大纲级别 2)的文本,转换后将对应每页幻灯片的文本区域级别;并且,Word 文档中应用了“文本”样式(无大纲级别)的内容,则不能直接转换到幻灯片中。
由此可见,Word 文档的内容结构、样式应用,以及大纲级别,是多么的重要。
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直接将 Word 文档导出为幻灯片

如果你使用的是 Word Online Web 应用,并且设置了英语语言界面。在 Word 文档的大纲结构已经规划完成后,也可发现在 Word Online 中的“导出为 PowerPoint 演示文稿”(Export to PowerPoint Presentation)命令。它也可以直接将 Word 文档转换为完整的 PowerPoint 演示文稿。
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与 Word 客户端应用不同的是,使用 Word Online Web 应用将文档导出为 PowerPoint 幻灯片时,将通过 AI 设计理念提供丰富的演示文档主题,以实现 PowerPoint 文档的美观与优化。
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完成后,你看,由 Word 文档自动生成的 PowerPoint 演示文稿中的每页幻灯片,都自动使用 AI 技术套用了设计主题、添加了图像、图标、视频、主题和字体等元素,并将转换完成后的 PowerPoint 演示文稿保存在你的 OneDrive for Business 中。
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由 Word 文档大纲创建幻灯片

实际上,PowerPoint 应用程序本身也可以自动识别来自 Word 文档的大纲级别,并由此创建新的 PowerPoint 演示文档。
在 PowerPoint “开始”选项卡中,执行【新建幻灯片】命令下拉列表中的【幻灯片(从大纲)】命令。
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然后,选择你希望将其转换为幻灯片的 Word 文档,完成后,你要的 PowerPoint 幻灯片也就立即生成了。 
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非结构化 Word 文档转幻灯片

你是否发现,上述三种 Word 文档转为 PowerPoint 幻灯片的方法,都有一个共同的必须要求,就是你的 Word 文档标题文字必须要应用大纲级别定义。
但是,如果我的 Word 文档真的没有定义样式,还有办法吗?
有!这时,你就可以用到 Copilot for Microsoft 365 在 PowerPoint 应用中的超强智能力了。
我再打开一篇 Word 文档。
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这个文档通篇都是正文文字没有任何章节结构设计,如果能瞬间从这样的文档中发现蛛丝马迹,并归纳总结为 PowerPoint 演示文档,那应该是真的厉害。
但,这却是 Copilot for Microsoft 365 的特长。
打开 PowerPoint 中的 Copilot 任务窗格,让它根据指定的这篇 Word 文档内容创建一个新的演示文档。
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经过对文档内容的分析后,Copilot 做出了让我吃惊的事情。没错,它竟然智能理解并梳理出这个 Word 文档中的内容结构。
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然后,快速为我依据提炼结果创建出 PowerPoint 演示文档。
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按照 Copilot 做事风格,它列出了在这个过程中的所做事项。但此时,我已经不再关心这些总结,我更关注这套幻灯片中智能创作的内容。
你看,Copilot 为我添加了讲解议程。
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并为每页幻灯片根据它对内容的理解提供了专业的布局,包括主题文字、关键要点、幻灯片背景、图片与图示,而这些文字并不是简单的复制,而是全部来自 Copilot 自己根据已有文档的总结。
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而且,它还根据原文,帮我整理出更为专业的演讲备注脚本。这些备注脚本比我在 Word 文档中的描述更精炼、更直接、更朗朗上口。 



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