Excel教程:智能会议时间提醒表.xlsx,人资必备!

来源:互联网 作者:


编按:哈喽,大家好!今天给大家分享一个可以自动批量生成间隔值相同的连续时间段的公式,许多做议程安排、行程安排、测控安排、值班安排等的人员用得上,省去手动录入每个时间段的麻烦。公式很简单,只用了Text和Row函数。赶紧来看看吧!


【问题说明】

 

小黄鹂从事的是人资行政方面的工作,由于工作需要,经常需要制作会议安排,每次最头疼的就是汇报时间段的录入,最终所需的效果如图所示。

 

 

这份工作的麻烦之处有两个,每次参加汇报的人数不固定,会议开始时间和每个人开始汇报的时间也不固定,但是同一场会议中每个人的汇报用时是固定的。

 

每次会议前都会因为手动录入这些时间段制作安排表而加班,小黄鹂为此痛苦不堪。

 

在学习了Excel公式之后,小黄鹂有了一个念头,能否设计出一个公式,自动生成每个人的汇报时间段呢,如果真的实现的话,那简直就太美了……


 

【思路分析】

 

要用公式解决问题,首先要发现某种规律,其次是把一个问题拆分成几个更为基础的问题,例如汇报时间其实是开始时间、分隔符和结束时间三部分组成的,如图所示。

 

 

如果能够分别得到这三部分,再用&合并起来就能实现最终的目标。

 

明确了思路就有了方向,开始时间和结束时间其实都是一组时间的等差数列,对于纵向生成的数列,ROW函数是必不可少的,再考虑到时间格式的稳定性,TEXT函数无疑是最佳选择,最后就是时间起点和间隔时长这两个因素了。

 

【函数公式】

 

ROW函数可以得到指定单元格所对应的行号,TEXT函数可以将数据按照指定的格式显示。

 

公式:=TEXT("8:45"+"0:15"*ROW(A1),"h:mm")可以得到开始时间,结果如图所示。

 

 

类似的,结束时间可以用公式=TEXT("8:45"+"0:15"*ROW(A2),"h:mm")得到,结果如图所示。

 

 

分隔符可以直接用字符常量,最终的公式只需要将三部分合并起来即可,完整的公式为:

 

=TEXT("8:45"+"0:15"*ROW(A1),"h:mm")&"-"&TEXT("8:45"+"0:15"*ROW(A2),"h:mm"),结果如图所示。

 

 

【心得小结】

 

在这个公式中,有以下几个比较关键的点:

 

1.如果需要在公式中使用时间进行计算,需要将时间放在双引号中,日期也是类似的用法。

 

2.早上的起始时间为九点整,每个人的发言时间为15分钟,那么公式中最早的时间应该是开始时间再提前一个间隔时间,所以是"8:45"。

 

3.间隔时间15分钟在公式中用"0:15"来表示。

 

4."0:15"*ROW(A1)随着公式的下拉,间隔时间会以15分钟的整数倍递增,从而实现了自动生成开始时间和结束时间的目的。

 

5.实际使用中根据自己的情况修改初始时间和时间间隔就能解决同一类的问题,例如下午的时间表,间隔时间不变,开始时间是"13:30",那么公式中的起始时间就需要修改为"13:15"。

 

6.公式的核心是TEXT函数的基本用法,以及对时间类数据计算原理的理解,关于这两个知识点可以参阅往期教程相关内容。

 

完成了这个公式,小黄鹂还是觉得很有成就感的,从此再也不用为这个问题发愁了,也就有了更多的时间去学习和研究其他的问题,继续简化自己的日常工作了。

 

如果你的工作中也遇到了一些麻烦的问题,欢迎留言告诉我们,根据读者的实际问题编写教程来让更多人受益。


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