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为什么建议你用数据透视表？这是我见过最好的答案！【Excel教程】

来源：互联网 作者：胡萍

之前瓶子给大家推送了3篇数据透视表的教程，介绍了许多数据透视表的用法，不知道大家有没有活学活用呢？今天我们就综合运用透视表的各个工具，做一个让领导眼前一亮的汇总表！

源数据如下，是某公司登记的一年内物料领取表，总共登记了1000条，这里为了方便演示，中间部分数据省略。

老板要求了，要查看一年内，领取物料最多的前10个员工的占比。
制作数据汇总表，需要考虑到，表格数据一目了然并且美观，最终瓶子做出的汇总表如下：
下面瓶子带领大家一起来做一下。


1

数据透视表的三板斧


选中数据，点击【插入】-【数据透视表】，将姓名拖到行标签下，领取数量和金额拖到数值下。
建立好数据透视表后，用下面的三板斧，让透视表变成我们常规的样式。
第一板斧，点中透视表，在工具栏出现浮动选项卡，点击【选项】-【+/-按钮】，即可关闭透视表里的组合按钮。
当然了，我们这里的透视表看不到变化，因为行标签下只有名字，若我们加入【部门】，就会看到透视表中有组合按钮，我们需要将它关闭，避免对后面的操作造成影响。
第二板斧，在【设计】选项卡中，点击【分类汇总】-【不显示分类汇总】，因为我们这里是统计人员的数据排名和占比，不需要分类汇总。
第三板斧，点击【设计】-【报表布局】-【以表格形式显示】，将透视表的样式转换成我们熟知的表格形式。


2

值筛选和排序


下面我们来对数据进行排序，点击名字后方的下拉按钮，选择【值筛选】-【10个最大的值】。
在弹出的对话框中，选择最大10项，排序的依据，看实际情况老板的要求，瓶子这里就使用金额作为排序的依据（毕竟老板要看汇总报表，肯定是想看哪些员工花钱最多咯~）。
再点击名字后方的下拉按钮，选择【其他排序选项】。
在弹出的对话框中，选择按照金额降序排列。
点击确定后结果如下，金额是降序排列，数量却不是了，比如静香领取的数量比大头少，但是金额却更高，说明静香领取的物料种类价格更贵。
下面我们生成名次列。将【金额】二次拖入数值下。
双击【求和项:金额2】，在对话框中将名称改为【名次】，值显示方式设置为【降序排列】。
点击确定后，可以看到生成名次列。


3

组合数据


选中【求和项：金额】，单击右键，在下拉菜单中选择【值显示方式】-【总计的半分比】。
结果如下，但需要注意的是，这里显示的百分比，是已经筛选出来前十个数据的占比，并不是所有人的占比。老板想要查看前十名员工的占比，肯定是占所有人的百分比，我们需要取消筛选。
点击名字的下拉菜单中，选择【从“名字”中清除筛选】，即可取消筛选。
此时，我们可以看到每个人金额占所有人的百分比。
我们需要保留上方的占比，又想要只显示前十个人的数据，可以选中除了前10名的其他人员，单击右键，选择“创建组”。
此时会看到透视表中多出来一列【名字2】，并且将除了前十名的其他人都归纳为了【数据组1】。（这里为了方便演示，瓶子将领取数量和名次列移除了）
取消勾选【名字】，即可删除原先的名字列。
和前面的步骤一样，再次单击名字后的下拉菜单，选择【其他排序选项】，选择按照金额降序排列。
选中数据组1，在编辑栏将其改名为其他。


4

手动排序


由于老板只需要看前十名的占比，为了美观和方便查看，我们可以把【其他】拖动到表格的末尾。
将其颜色设置为灰色，斜体。
而此时会发现，由于移动了【其他】，整个表格的排序又打乱了，这是因为之前我们是按照金额降序排列的，而移动之后，又恢复到excel默认状态下按照名字列首字母排列。
此刻需要将所有数据都手动排列，为了方便，可以给数据加上数据条。选中透视表前十个人，点击【开始】-【条件格式】-【数据条】，选择合适的颜色即可。
这时只需要按照数据条的长短，选中数据，将鼠标移至边框线上，拖动数据到合适的位置。
为了让老板看到的数据更加直观，我们可以把金额二次拖入到数值下方。
选中A1、B1和C1单元格，在编辑栏将其改名为名字、占比和金额，这里需要加注意的是，名字和金额前方需要加一个空格，避免和字段列表重名。
同样的方法，还可以给金额列也加上数据条，这样老板看你的数据汇总表，一眼就可以看懂。
大家学会了吗？在实际工作中，我们需要综合运用excel中的各个工具，多次调试，才能将excel发挥到极致，高效又高质量的完成工作！


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