Excel教程：不懂数据有效性你怎么晋升Excel高手？（下）

编按：哈喽，大家好！今天小E继续为大家讲解数据有效性的实用案例。除了各种验证条件的应用，出错信息和出错警告的设置也是能大大降低录入错误的概率。看完这篇文章，相信大家都可以轻松掌握！

上节课，我们讲了数据有效性的各种验证条件的实用案例和方法。即，不懂数据有效性，怎么晋升高手？（上）：

给表格立规矩，让函数当小弟，原来一直被小看的它才是Excel真正的“老大”！

下面一起来学习下，关于数据有效性的第二大实用技能！

二、设置出错信息和出错警告提示

1.设置输入前的提示信息

用户输入数据前，如果能够提示输入什么样的数据是符合要求的，那么出错率就会大大下降。

【例6】输入学号前，提示用户应该输入8位数的学号。

如下图，当鼠标点击B2:B7单元格区域的任意单元格时，就会有提示信息。

操作：

选中B2:B7单元格区域，选择“数据验证”按钮。在弹出的“数据验证”对话框中，选择“输入信息”，在“标题”栏中输入“学号”，在“输入信息”文本框中输入“应输入8位数的学号”。最后，用鼠标点击“确定”按钮即可。

2.设置输入错误时的警告信息

用户可以通过设置，在输入的数据不符合要求时，弹出警告信息。

同样以【例6】（输入8位数的学号）为例子，介绍该功能。

步骤1：

同上，在弹出的“数据验证”对话框中，点击“设置”，在“允许”的下拉列表中选择“文本长度”，在“数据”下拉列表中选择“等于”，在“长度”文本框中输入“8”。最后，用鼠标单击“确定”按钮即可。

步骤2：

选择“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表中选择“警告”，在“标题”中输入“输入错误”，在“错误信息”中输入“警告信息”，用鼠标点击“确定”按钮即可。

返回工作表后，当输入不符合要求的数字时，会提示如下的警告信息。

3.圈定无效数据

是指系统自动的将不符合要求的数据用红色的圈标注出来，以便查找和修改。

【例7】将学生出生时间较早的日期标识出来。

步骤1：

选中C2:C7单元格区域，选择“数据验证”按钮。在弹出的“数据验证”对话框中，选择“设置”，在“允许”的下拉列表中选择“日期”，在“开始日期”栏中输入“1986-1-1”，在“结束日期”栏中输入“1995-1-1”。最后，用鼠标点击“确定”按钮即可。

步骤2：

选择C2:C7单元格区域，选择“数据验证”按钮，在右侧的下拉按钮中选择“圈示无效数据”。此时，区域中的无数数据就会以椭圆标注出来了。

如果想清除数圈示，只需要在“数据验证”按钮的下拉菜单中选择“清除验证标识圈”，红色的标识圈就会自动消除了，很简单，这里就不做演示了。

OK，今天大家通过很多例子系统的学习了数据有效性，这样不仅可以减少输入错误的概率，保证数据的准确性，提高工作效率，还可以圈示无效数据。小伙伴们，还有别的什么想法，欢迎留言。