PPT技能|PPT文本的层级与样式

来源:互联网 作者:

在幻灯片上显示的文本,会根据内容的需要分成不同的层级。为了区别不同的层级,可以对文本的格式进行设置,这就对应生成了不同层级的文本样式。合理地安排文本是层级与样式,是优秀的PPT演示文稿必不可少的规范性要求。


Word文档中的文本样式


Word是使用最普遍的文档处理软件。在Word文档中,我们可以轻易地根据文本的层级来设置不同的样式。在“开始”选项卡上,就能看到“样式”的选项——不同层级的标题、正文、引用等文本都能在这里找到默认的样式。除了能帮助阅读者快速识别并找到文本中的内容,对不同层级文本设置对应的样式还能使文本的编排和目录的制作变得十分便捷。


 

如上图,本文在Word文档中编辑时,分别使用了“标题1”“标题3”和“正文”三种文本样式。其中“标题1”对应的是一级标题的样式,“标题3”对应的是二级标题的样式,它们都会在软件界面左边的导航窗格中显示出来。因此,从文本编辑和内容划分的角度,就不难理解文本层级和样式的重要性。

 

PPT中的文本层级


与Word不同,PPT中的文本需要以文本框的形式出现在幻灯片上,而文本框本身也是形状的一种。这就使得PPT中的文本层级需要从版式中进行设定。从版式的功能设置来看,PPT中的文本层级从上到下大概可以如此划分:

标题文本框——内容文本框——自定义文本框/带文本的形状——图表中的注释文本


 

如上图,在演示文稿中默认插入的版式为“标题与内容”的幻灯片上,会有标题和内容两个文本框。它们是以占位符的形式默认存在于幻灯片上的。若在这两个文本框中分别输入文本,通过切换到大纲视图,我们就会发现标题和正文都会出现在大纲上。这和Word的导航窗格中出现的标题有类似之处。


在内容文本框中,文本的前端默认会有项目符号。通过向右拖动项目符号,可以将其引导的文本降级。这就使得内容文本框中的正文文本也能像Word里面一样设置不同层级的正文或小标题了。


 

自定义文本框,是指在“插入”选项卡中插入的“文本框”。而形状中的文本,是通过在右键菜单中点击“编辑文本”来添加和编辑的。图表中的注释文本则根据图表的设计,点击文本进行编辑。这些文本都是辅助性的,层级完全通过文本格式来区分,并且不会出现在大纲中。

 

如何规范设定PPT文本的层级和样式


实际操作中我们除了设定PPT的文本层级,还会根据设计需要对文本的格式进行优化。个性与规范在演示设计中从来不是冲突的。规范地设定PPT文本的层级和样式可以通过下面几个方法。

1、在幻灯片母版中设定

在幻灯片母版中,我们可以预先对标题和内容文本框的格式进行设置。这样在正常视图中,便可以直接使用已经设定的文本格式,而无需逐一复制或设置了。



2、将自定义文本框的格式设置为默认

首次在演示文稿中插入自定义文本框,文本框通常会是系统设计主题默认设定的格式。设置了新的文本格式后,要使之成为新的默认格式,可以对文本框单击右键,选择“设置为默认文本框”,即可实现。



3、使用格式刷

当我们对文本框设置了特定的文本格式,需要将部分其他文本框设置为相同的格式时,不妨使用格式刷。使用格式刷前,要先选定一个格式将被复制的文本框,然后在“开始”选项卡上点击“格式刷”。需要注意的是,单击格式刷仅可将格式复制一次到另一个文本框上,而双击格式刷则可连续无限次将格式复制到其他文本框上。

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