PPT文字处理秘笈让你的PPT逼格满满！

首先需要意识到一点就是，想让你的PPT传递效率更高，观点更加有说服力，就必须摈弃word式PPT,而大段文字的处理无非就两种情况：

①、一种是可以删减的

②、另外一种就是不可以删减的

大段的文字可以说是PPT的“宿敌”，文字的大段堆砌会让观众提不起阅读兴趣，而短小精悍的文字对兴趣度的影响很大。

为了更好地说明这个问题，举个例子，我如果想阐述清楚【为什么要简短？】这个问题，如果用下面的形式，观众很有可能昏昏欲睡。

对于这段文字，完全可以提炼里面的核心要点，将主要信息梳理出来：

然后进行重新的整理编排，虽然信息量少了，但是传达效率更高了，观众一眼就能知道最核心的信息，然后搭配演讲者的口述就更能加深对主题的理解。

所以学会删减文字并进行提炼就非常关键了！

下面我们来用四步法，解决大家最头疼的大段文字处理的问题。

这四步分别是：划板块→ 分层次→ 删文字→ 转形式

看上去感觉好复杂，其实用了以后就会发现非常简单，一个普通的Word文档分分钟变成高大上的PPT版式。

我们来看一个实际的案例，下面是截取的Word文本。

很常见的而且不可避免的一大段文字，下面就用四步法来对它进行处理。

『第一步：划版块』

结合整段文本的意思，可以将其划分成三个板块。也可以借助标点符号来帮助划分版块，比如句号和分号等。

『第二步：分层次』

就是要理清楚各个版块之间的逻辑关系，这段文本就是很典型的总分关系，所以可以把总的部分进行加大、加粗处理，以便突出强调。

『第三步：删文字』

这五类文字是可以大胆删除的，分别是原因、解释、重复、辅助、铺垫。

原因和解释性文字可以由演讲者来口述，没有必要呈现在PPT上，重复、辅助、铺垫也是没有必要呈现在PPT上的。

再回过头看刚才的案例，下面两段的两个“服务中心”和上面的重复，可以删除，“共有”、“包括”、“分别是”、“同时”、“提供”都是辅助的连词或动词，也可以删除。

在删除完以后，提炼剩余部分的文字。

先调整文字之间的位置关系，同时搭配线条帮助理清楚逻辑关系。

为了降低文字的理解成本，打破纯文字的单调，可以在每一项前添加相应的图标。

整个画面有点偏素，可以添加形状色块作为文字的背景反衬，增强整个画面视觉效果。

有了形状色块以后，逻辑关系就已经比较清楚了，中间的线条在这个时候可以删除了，正文部分可以靠近一点。

画面还缺乏层次感，意思就是各层级内容要有差异，而这里的一级标题和正文的差异不是很大，所以需要调小正文部分的字号。

到这一步以后会发现页面还有优化的空间：

①、比如版式略显呆板和单调，主题“全球82个服务中心”也不够突出，可以把主题部分放大放在中间更加醒目的位置

②、两边空白较多没有充分利用，正文部分可以向两边靠

如果我还希望这个版式设计效果更好，但又缺乏灵感怎么办呢？

“模仿是最快的进步”，当自己缺乏灵感的时候，可以在网上找一些好的设计借鉴和模仿。

比如这里的第二张图，形式和我们的案例 非常接近吧，所以我们直接借鉴过来。

深度优化一：

既然是全球，我们可以用世界地图，更加直观。

深度优化二：

也可以使用具有视觉冲击力的照片，提升整个页面的档次。

深度优化三：

为了更直观的理解，可以把各个城市的照片放上来，有图了嘛，画面自然就更漂亮了。

深度优化四：

如果需要重点突出信息，可以添加蒙板把图片压暗，这个时候图片仅仅是起到一个渲染氛围的作用。

深度优化五：

也可以根据想要表达的内容，放大表达的文字。

可以看一下优化前后的对比：

刚才讲的是文字可以删除的情况，那如果文字不能删，该如何处理呢？

这个时候，就会用到文字美化的原则：

①、空间：拉开文字的距离同时提升虚实感

②、对比：对于重点文字突出强调，比如大小、粗细、颜色等

③、装饰：提升页面效果，添加图标、图片、点线面等

再来举一个PPT内页的文字排版案例

距离

首先，需要拉开主题和正文的距离、段间距、行间距，增加层次感。

虚实

增强虚实感，正文部分颜色偏浅一点（虚一点），主题部分偏深一点（实一点）。

对比

为了突出主题和关键词，可以加大、加粗、换颜色。

装饰

纯文字看着有些单调，给它添加项目符号和色块、线条装饰吧！

图标

文字如果看着太单调，可以在每个板块的内容添加上相应的图标。

形状+图标

换一种形式，搭配上形状色块和图标。

也可以给背景添加一些装饰元素，比如这个世界地图。

主题文字也不一定非要在上面，可以调整成横板的。

当然，图文结合，能够让画面更具有表现力。

采用高清大图作为背景能让冲击力更强。

纯文字处理的前后对比：

学完这些以后，相信大家对“PPT是设计，更是精准的表达”这句话有了更加深刻的理解了吧！

总结：

所有的PPT设计都是围绕着主题和内容展开的，在把握准PPT的内容逻辑后再着手美化设计内页，如果文字可以删减，就按照以上的“四步法”来处理；如果文字不可以删减，就用文本美化原则。