如何让你的PPT更好看——内容

注：本文仅适用于PPT小白，至少让你的PPT不让人讨厌，要想做得让人喜欢，除了美学、文学、心理学、统计学最好都学点之外，用心是最重要的。

一、分清听众

一个优秀的PPT，是能够把你的想法展示给听众，并让对方理解且能付诸行动。所以在制作PPT之前，首先问自己两个问题：1.你想要传达什么信息？2.你的听众是什么样的人？如果回答不出，请告别你的PPT，如果轻松答出，那就进入下一步——站在听众的角度思考问题，并尽可能做到让听众少动脑子就能清晰明白你想表达的信息。

PPT的作用很多：答辩、宣讲、授课、汇报、谈判，甚至广告海报、读书笔记也可用PPT来制作。按照听众的不同，我暂且简单将PPT分为汇报用和推广用，这也是作为职场中的我们，最常接触的两种类型，以上说的PPT的各种用途基本上也都能概括进这两类。

对于大多数人都会遇到的汇报用PPT，受众一般为公司领导、谈判对象以及万恶的甲方。他们听你汇报的目的是想搞清楚项目进展、研究成果、公司情况、工作计划等等，而且他们一般都很忙，时间宝贵，所以在内容方面，你的PPT必须做到以下几点：

1. 逻辑清晰：一般为“总-分-总”或“总-分”结构，可以“时间”（如研究过程、项目进度、活动流程等）为顺序，也可按重要性或板块排列。目录必不可少，标题一针见血，内容与标题对应。无论是标题还是内容，都要有条理，体现出层次感。叙述有头有尾、有因有果、有理有据。

2. 语言专业：在座的都是专家，所以不要说出外行话，如非内容需要，也不要说出俗套的社会或网络语言。总之，目的就是表达要简洁、清晰、专业。

3. 表格搭配图表，一目了然：汇报时通常会现场分析甚至决策，所以用表格和图表可以更清晰的展示出来。汇报时可以在有表格和图表的页面多停留一段时间，方便听众思考。

4. 去掉不必要（装饰性）的图片、动画：汇报是个庄重的场合且时间有限，所以请用你的内容吸引听众而不是其他。

如果你从事讲师或是营销工作，最常制作的应该是推广用PPT，听众通常为用户、学生、合作伙伴等。他们听PPT的目的是为了获取对自己有力的信息，如果短时间内得不到有价值的信息就很容易走神。而我们的目的是最大限度的把关键信息植入听众脑中并唤起行动，这与广告非常相似。所以制作推广用PPT需要记住以下三个词：

1. 利益：首先站在听众角度，找到对方的利益点；然后与你的演讲内容对照，找出关键信息；然后围绕关键信息，搭建你的PPT框架、起一个精妙的标题、调整你的演讲结构；最后用最夸张、最炫酷的手法将关键信息在PPT中展现出来。以卡车厂家新产品发布会为例，用户关心的可能是：新产品能给我带来哪些新的收益，新产品是否会解决我所面临的的麻烦，价格怎么样，今天有什么促销活动吗……你想传达的信息可能包括：公司的发展史和实力、新产品的研发历程和科技含量、新产品的具体配置提升、新产品的性能优势、新的商务政策、新的售后服务政策等等。通过对比，我们就找到了三个关键词：赚钱、省心、便宜。在你的宣讲PPT中就可以围绕这三个关键词展开，所有的内容都可作为这三个关键词的支撑论据。

2. 易懂：你的听众一般鱼龙混杂，但只要是人，一般都具备“懒惰”的特质，他们懒得思考、懒得阅读，甚至连听都懒得听。因此，必须要让你的PPT浅显易懂。除了逻辑清晰，简洁明了，我认为最重要的还有两点：一是语言粗俗口语化、故事化，唤起听众的耳朵；二是多用图片、示意图（注意不是复杂的图表），唤起听众的眼睛。

3. 趣味：刚才说人们懒得做任何事，但只有一点例外，就是他觉得有意思。幽默感是教不会的，有些人天生招人喜欢，所以这里不做讨论。除此之外，我个人认为还有三点能增加些许趣味性：一是选择与演讲内容相关的且有意思的插图；二是适当添加动画效果，如果不会，至少使用一些页面切换效果；三是讲故事或实例，说教让人厌烦，但故事总能引起注意，但千万不能把故事内容照搬到PPT上然后读出来，如果能配合动画来演示效果更好。

当然还有一个很关键的是演讲技巧，这个以后再讲。

二、确定框架

通过前面“动脑”的工作，我想你应该对即将开始制作的PPT有了一个整体思路，那接下来就该“动手”了。我不建议按照顺序逐页制作，我的个人习惯先搭一个框架，再填充内容。有一种说法是，做PPT就像拍电影，先拍场景，后期剪辑，最后用线索串起电影，请自己理解。

第一步，制作封面。单从内容来说，起名字很重要，如果不是用于正式汇报，请发挥你的想象力。

第二步，根据演讲的内容，做出目录：一级目录写在PPT的第一页并并作为每一章节的标题，二级目录不用统一展示，可以作为后面每一页的标题。

所谓的“二级目录”或者是“每一页的标题”，既可以是本页内容的概述也可以是你的分论点，或两者皆有，一般不超过两行，使听众仅浏览标题就能明白该页的主题。

目录设计没必要一步到位，可在PPT制作过程中不断完善调整。

有一个方法是在开始每一章节时再现目录页并强调本章节标题，亦可同步演示出本章节的二级标题，随时提醒听众演讲的结构，也方便听众随时掌握演讲进度。

最后别忘了结束页，一般为致谢：汇报完毕、感谢聆听等等。

三、简单完整句

“简单”曾经是做PPT的法则之一，但“简单”到何种程度并没有确切定义。如果只用“词+图”，不在现场听演讲的话，是搞不清楚意思的，因此，如果想让听众在演讲结束后仍能将PPT作为参考材料，PPT中的文字内容必须具有完整的观点和表达。Sentence lenght is like girl's skirt. 意思是虽然越短越性感，但必须要遮住关键部位。

简单完整句需满足两条：一是句子结构完整但句式简单（即至少包括谓语，尽量不用从句，少用陈述性语句）；二是观点明确，且不产生歧义（即需要有形容词或副词表明态度，不能似是而非）

可以按照三步法试着练习：第一步，先将需要表达的内容总结成短文（概述），这个一般就是你word上的内容；第二步，根据文章层次，再分割成数条句子（大纲）；第三步，最后精炼成十个字左右的小短句（覆盖关键词的简单完整句）。

四、图表是王道

图表不是表格，很多人觉得表格信息量大，清晰明了，但PPT不是Excel，没有人愿意在有限的时间里分析这些数据的关系。如果一定要使用表格，请尽量使用在汇报用PPT中而不是推广用PPT——你的领导更愿意得到精确的数字，但你的客户应该像你一样，早已对表格恨之入骨。

表格设计的不同所展示出内容重点和意思完全不同。可以用“Z”字法则来解释，即：人们在阅读一个表格时习惯按照从左往右，从上到下的顺序，例如以下两个表格：

这两个表格只是将行和列对调了一下，但是第一个表格人们应该重点关注的是每个公司近三年的变化，而第二个表格人们应该会重点关注每一年三个公司的对比。所以请根据你演讲的重点认真设计表格。

PPT的关键是图表。PowerPoint自带多种图表，常用的有柱形图、折线图、饼形图，以及组合图等等，其中柱形图常用来演示对比和变化，折线图用来演示趋势，饼形图用来演示份额，组合图用来综合演示。基本的使用方法请参见各种教程，正常的人一看就会，一用就熟，没什么难度。当然设计图表也要遵循“Z”字法则，及“左上-右上-左下-右下”的视觉顺序，不要为了偷懒就用系统默认，还是一定要根据演讲重点认真设计。

还有一种表达是示意图，如各种关系图、流程图、组织结构图、循环图、时间轴图等；也可以根据演讲内容的需要自己用“图形”创造一些示意图；或者与图片结合起来，添加相应文字或图形进行示意。示意图的用法千变万化，单靠讲解是不行的，要想应用好，必须要多看、多想、多练。平时把别人做的PPT或模板中你认为好的创意保存下来，关键时刻派上用场。

最后强调一点，应用表格、图表、示意图以及图片的时候，记得标记或强调关键词，各素材之间做好关联，让听众一眼读懂你想表达的观点。

五、巧用动画

如果说之前的步骤都是做好PPT的必要条件，那么用好动画就是锦上添花了。除了“页面切换”动画，PPT中的动画基本上可以分为“进入、退出、强调、路径（移动）”四种。

用好这四种动画，可以达到意想不到的效果。例如，当一页的内容过多时，为了让听众关注你正在解说的部分，可以隐藏掉部分内容，随着演讲的进行，逐渐展开；或者让讲过的内容淡化、消失或移位，以强调当前内容；或者先抛出问题，然后揭开答案，给听众恍然大悟的感觉；亦或者用位置或大小的改变来演示一段发展过程、强调关键点，等等。

之所以说巧用动画，是因为动画虽好，但多用滥用，不但不能提高效果，反而让人厌烦，要知道动画是为演讲服务的，个人意见是要切记以下几点：

第一，不要统一添加动画，或者为每一个项目都添加动画，单调的动画会造成审美疲劳，动画过多会占用大量时间，得不偿失。

第二，如非特别需要，动画速度不易过慢，原因同样是耽误时间，如果你不得不停下演讲等待动画播放完毕，突然冷冻的空气会很尴尬。

第三，如非特别强调，不要让动画复杂至极、眼花缭乱，以至于本末倒置、影响内容的表达。