只需四步,学会工作汇报PPT制作思路

来源:互联网 作者:

今天给介绍大家一本书——《别告诉我你懂PPT》,这本书在网上评价褒贬不一,许多人认为它很实用,但也有许多人打了一星。我也是因为一位营销前辈的介绍,才下定决心把这本书买来读一遍。

看过之后,我认为这是一本少见的从职场视角出发的PPT指导书。市面上的其他PPT书籍和课程,都在致力于让大家的PPT更漂亮。他们列举出的优秀案例,就像设计师做出来的一样精美,如艺术品一般,但我们工作中真的需要艺术品一样的PPT么?

不是艺术品不好,而是性价比不高,想把PPT从80分提升到90分,需要多投入几倍的时间。而工作中,临时增加任务做汇报、展示那是家常便饭,相比之下,内容更重要,表面功夫则能省就省。

好比休假的时候,可以安心花三、四个小时做一顿大餐满足自己的味蕾,但工作忙的时候,花半个小时吃个盒饭满足自己的胃,就够了。

在职场中我最常见的PPT使用场景有两个,一个是工作结果展示,一个是立项申请

而我们的最终目标,要么是让领导看到自己的辛苦努力,工作结果,要么是让领导看到项目的必要性、困难,批准资源的投入。PPT应该帮我们达成这些目标。

本书的作者,更多讲的是在职场中做演示、汇报的思路。相比而言,从实战中积累的经验,对我们的工作更有帮助。

这本书就像是师兄师姐们积攒下的经验集,当在工作中到问题时,还是师兄师姐最容易解答你的困惑,因为他们更理解你,而不是远离一线工作的大学教授们。

让PPT回归到工具的本质,让我们看看如何能更快、更方便的做出更实用、效果更好的PPT。

一、构思一个好故事


既然是实用性的PPT,就要先想好这个PPT用在哪儿,怎么用,想要达到什么效果。要思考下面3个问题:

1.做PPT的目的是什么?

目的是PPT存在的意义,每一页PPT的内容都要围绕我们最终的目的。刚才说过,职场中应用PPT最普遍的场景有两个,一个是立项申请,一个是工作结果展示。

同样是项目申报,如果目的是希望领导尽快批复,就强调时机的重要性,错过时机可能会有的风险;如果希望领导增加资源投入,就强调项目的困难和投入的必要性。

同样是结果展示,希望更多强调团队的付出,还是强调团队的成果,都要事先想清楚。

2.听众是谁?

听众是直属领导,还是公司高层?他们对项目背景、进度是否了解?他们对团队成员是否足够熟悉?

我们首先要知道听众最关心的是什么,我们的PPT能给他们带来哪些价值。这就需要换位思考,了解对方,并且为对方量身定制内容。

3.讲一个吸引人的故事

最基本的PPT讲清楚内容,最高级的PPT打动观众,打动观众,就要靠讲故事的能力,讲故事,就是把不容易理解的事物通过比喻的方法转换成容易理解的事物,引起听众的共鸣。

通过故事来讲述出工作的难度和意义,讲述出产品、项目的价值。

首先梳理要讲的内容,然后找到一个恰当的角度,给它起一个好名字,找一条好线索,让听众在听懂你要表达的内容的同时,也看到你的努力和热情。

二、设计一个清晰的框架


思路有了之后,就要梳理PPT结构,而只有想清楚PPT内容之间的逻辑,才能够清楚结构。

先介绍一个概念,简单完整句:句子结构完整,并能够表达简单的意思。

比如:
“八月份的销售”只是一个词组;
“八月份的销售额超额完成5%”就是一个简单完整句;
“市场回暖,八月份的销售超额完成5%”就是一个带有观点的简单完整句。

简单完整句是最高效的表达方式,能让观众第一时间抓住你所讲内容的核心,节省听众尤其是领导的时间。PPT中所有的标题,都应该用简单完整句。

常用的结构有三种,总分总结构,递进结构,提出问题-分析问题-解决问题结构。

1.总-分-总

最常见的结构,概述背景-罗列出分论点-提出结论。结论一定要明确,因为只有明确的观点,才会的到明确的反馈,才能达到PPT演示的目的。

此结构适用于系列产品展示介绍。

2.递进结构

递进结构最明显的特征,就是每一步的具体行动是下一步行动的基础,每一个模块的结尾,要讲简单说明这一模块与下一模块的关系,让人感觉到一浪高过一浪的冲击力。通过合理的计划,一步一步把事情推向我们想要的结果。

此结构适用于理念的推广。

3.提出问题-分析问题-解决问题

提出的问题要一针见血,要突出工作的重点和意义,在最后要给出问题解决的结果,或提出对问题解决之后的展望,赢得领导支持。

此结构适用于工作汇报、营销提案。

一个清晰的框架包括

1.首页
2.目录页
3.内容 &过渡页
4.总结尾页

三、填充合适的内容


经过前两节,PPT已经有了宏观构思和整体结构,接下来要往框架里面添加内容,让PPT变得充实丰满、有血有肉。

想让PPT既有Power,有有Point,要注意以下四点:

1.文字:掌握文字表达的节奏和章法。

学一点排版知识,注意对比、重复、对齐、亲密性这四大排版基础规则在PPT中的应用。

善于用字体、字号、加粗、颜色变化、字体背景颜色等方式突出关键字。

不要用大段文字,不要用复杂句,不要言语含混不清,不要出现错别字。

2.数字:展示数字背后的意义,而不是简单的罗列。

要形象展示数字的意义,但也不要走极端,如果只用图片,不详细标注数的话,后期再来查PPT内容时,当初查来额数据就全部都遗失掉了。既然我们要做的是实用的PPT,那么除了满足展示的需求,也要满足存档待查的需求。

3.概念:概念及专业术语等一定要解释,解释一定要深入浅出。

了解听众的不同背景,找到合适的切入点,将抽象的概念要掰开了揉碎了讲,用比喻、图片等方式把PPT中的概念变得生动起来。

4.流程:一步步说明,引领听众走过整个过程。(选用合适的动画)

四、做一个完美的展示


台上一分钟,台下十年功,好的展示效果,需要大量刻意练习,和细心的准备。

1.PPT要调整好格式:会场支持keynote还是powerpoint?版本是03版还是13版?屏幕是16:9还是4:3?这些信息提前都要确认好,并且在正式演讲之前到现场调试设备,确认投影效果。

2.提前到达会场,提前熟悉会场,亲身体验舞台并争取适应它。

3.注意着装,精心打扮,腰背挺直,声音洪亮,打起精神

4.设计一个好的开场白,可以用很久。

从准备PPT到站上台说开场白,到演讲过程中的肢体语言、眼神、语调,再到最后的回答问题,每一个环节都有很多小窍门、消防法。但这些方法绝不是看看书就能学会的,而是需要大量的实践和练习。

小结:


PPT是配合我们演讲的工具,是我们实现目的的手段,我们的目的是吸引住听众的注意,最短时间内让听众了解我们想要表达的观点,与此同时,PPT逻辑清晰,内容扼要,不会引发歧义。最终的结果是让听众认同我们的观点、提议,达到我们的诉求。

重新梳理一下实用类PPT的思路

首先,我们需要一个好故事,它就好比PPT的大脑;
接着,厘清各个部分之间的逻辑关系,建立起PPT的骨架;
然后,填充内容;
最后,用一个精彩的演讲打动观众,实现最初的目标。

延伸阅读


这本书讲的大多是理念,没有涉及具体的技术,推荐大家可以从以下几个方面提高PPT的基础技能:

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