PPT模板如何使用

我想不少同学看到这些标题都很熟悉，这些标题的背后，都是大家想象中满满的“PPT干货”。对于很多暂时没有能力或者时间的同学来说，PPT模板似乎是完成演示工作的最快方式。

来自微信“搜一搜”

像这些资源获取的方式都非常简单，我们也许只需要花上一晚时间就下载下来了。

但各位有没有想过，这些资源真的只要下载下来就能帮我们高效完成演示工作了吗？还是说它们只是用来满足我们的囤积下载症？

PPT模板作为PPT演示文稿中最通用的形式，每个设计师在制作模板的时候都会顾及大部分使用者有不同的演示场合和用途，因此我们平常看到的PPT模板一般页数比较多，这样可以让使用者自由选择。

超过50页都是基本操作了

PPT模板页数虽然很多，但它不会让你感觉混乱的原因就是因为它有“逻辑”，而赋予PPT逻辑的关键就是它的结构：

这是PPT最基本的结构：封面页——目录页——过渡页——内容页——尾页。

这种结构适用于大部分演示场合，我们平时制作PPT也可以遵循这种结构，增强自己的说服力，也能让观众看起来条理清晰。

封面页&尾页：一般的情况下，这两页的版式、图片选择会一致，不同的就只有封面页是介绍大标题，而尾页是致谢：

目录页：介绍演示大纲，一般只有一页，当然也有可能兼职过渡页去使用：

过渡页：过渡页的意思就是每个章节的头一页，换句话说就是把目录页中的小标题单独变成一页幻灯片：

内页：内页就是内容页，是我们介绍观点、正文的页面。

前面那些封面页、目录页、过渡页和尾页基本都是单一页面的设计，而内页则是变化最多的页面，因为内页涉及不同的图片、文字、图表以及各种元素的搭配，所以内页是一份PPT模板的精华部分：

这就是我们平常看到的PPT模板，要利用好每份PPT模板，对上面提到的结构有个概念是必不可少的。

那么，既然好不容易在硬盘里囤积了10G的PPT模板，我们又该怎么处理才能让这些模板发挥最大价值，不让它们在电脑里积灰呢？

1.不是所有的模板都是能用的

有很多同学之所以选择某个PPT模板合集包下载是因为在链接里面看到有好几个很精美的模板。

然后下意识就觉得里面所有模板都是这个水平，直到下载完成一看，才发现：

和自己的预估水平相距有点大，其实这都是很正常的事情，好看的皮囊是有，但在合集包里面也是百里挑一的。

有很多看起来很“路人脸”甚至很丑的模板都只是为了凑够“100套”、“10G”而存在，这些模板普遍存在风格过时、制作粗滥的特点，对于我们来说，这样的PPT模板实用性几乎为零。

那么，我们如何快速判断这份PPT有没有参考价值？主要是看模板里面是不是充斥着下面的元素：

①.扭来扭去的艺术字

曾经在我们03版Office风靡一时的艺术字，现在看起来已经过时了，现在除了可以选择很多很好看的字体之外，艺术字本身也有了长足的发展，比如Piti插件的艺术字：

②.3D小人

我想大家对3D小人一定不陌生，甚至我们现在还能在很多工作汇报的场合上看见3D小人。曾经红透大江南北的它们，在扁平化和色彩丰富元素的浪涛下，也显得落后了：

而且，就算是展示3D元素，现在Office 365的“插入3D模型”也远比3D小人来得更精致、更符合主题：

③.五彩斑斓的背景

在苹果扁平化风格很流行的那几年，渐变的背景也由此产生，但不是所有的模板制作者都能很好掌握色彩搭配，所以出现了上面五彩斑斓看得观众头晕目眩的模板。

现在五彩斑斓也有应用在模板上，但更多的是结合流体渐变：

所以，当你看到模板里面有这些元素的时候，你就基本可以放弃这个模板了，因为这些元素不仅不美观，而且修改难度也比较大，对于套用PPT模板来说是缺乏高效的。

2.整理分类是用好模板的关键

有很多同学对于模板合集包的做法就是下载下来放到硬盘就不管了，等到有需要用的时候再去合集包里面花上很多时间去找到合适自己的模板，这样明显和我们高效完成演示工作的初衷是不一致的。

模板“海”里捞针

如何从茫茫多的模板中短时间内找到合适的一个，关键就是如何对这些模板进行二次整理。

在归档分类之前，我们可以利用电脑系统下的“大缩略图显示选项”去看到每个PPT的封面，然后我们就可以根据封面对他们进行大概分类：

①.按风格分类

这种是最基础的分类方法，甚至有很多合集包已经提前帮你进行了分类。即使要自己分类，PPT的风格其实就那么几种，扁平风、中国风、商务风、卡通风：

可能有的同学对于扁平风和商务风会混淆，这里简单甄别一下。

扁平风指的是去掉冗余繁杂的效果，比如3D、纹理之类，通过色块和文字的组合让信息能够凸显出来的效果：

商务风和扁平风有些类似，不过商务风侧重写实，也就是在模板中会有相当多的商务图片：

②.按用途分类

学会按风格分类后，我们可以尝试按用途分类。

我们使用PPT是具有目的性的，有的是用于工作汇报、有的是企业产品介绍、有的是学术答辩……按照用途区分能帮助我们快速筛选出需要的模板：

③.按行业分类

除了按风格和按用途分类之外，我们还可以按照行业进行分类，比如医疗、金融、汽车、科技、教育、机关等。

这种分类方法最具有针对性，也是最高效的，但要求同学们对行业的属性有所了解，比如IT行业偏爱蓝色，医疗行业偏爱绿色。

做好模板的归档分类，除了能帮助自己最快找到最合适的模板之外，更能够提升自己对PPT风格的掌控，以后遇到不同的演示情况也可以马上知道自己想要哪种模板。

3.PPT模板的正确套用方式

上文提到，一份PPT模板包括了五个部分，从大体上我们可以根据这五个部分逐一修改套用。

但落实到细节，我们需要修改的地方就包括母版、字体、图片、排版、图表、动画这六个方面，同时，这六个方面修改的准则就是高效之余能准确表达关键信息。

①.母版

大家会不会对母版有点陌生呢？其实母版是高效制作PPT的关键，母版的意思是通过占位符提前做好版式规划，让我们可以快速选取版式填充内容。

有时候我们拿到一份PPT模板，会发现有些内容更改不了也选取不了，这也是因为有母版的存在。所以我们修改模板，第一时间应该打开视图里面的幻灯片母版：

幻灯片母版和我们平时操作的普通视图界面差不多，在幻灯片母版中，我们要做的就是植入或者一些你觉得可以长期固定下来的元素，比如我们常见的LOGO：

除此之外就是对占位符的使用。占位符在母版里面有很多种类，常用的就有标题、内容、文本、图片、图表、SmartArt：

插入占位符后，我们还可以用形状和占位符进行布尔运算，做出一些特别形状的占位符（布尔运算的时候要先选中占位符再选形状）：

这样，做好占位符的版式设计后，我们就可以在演示文稿中插入自己做好的版式了。

②.字体

即使是PPT模板，模板设计者也会考虑美观问题，所以很多PPT模板都会带有一些特殊字体，也就是会有些你电脑上可能没有的字体，这种情况下有些版式可能会受到影响：

而对于模板使用者来说，他们不一定需要特殊字体，一来对于特殊字体的处理比较繁琐，二来电脑自带的字体也能表达同样的信息。

因此，在处理PPT模板字体的时候，最好的方法就是修改为统一的系统字体，比如中文字体的等线、微软雅黑、宋体，英文字体的Arial、Agency FB等。

在快速统一字体上，小醒目建议使用Islide插件中一键优化的“统一字体”功能：

操作很简单，只要给中英文字体都选择系统字体，勾选所有幻灯片，点击确定，这样就可以一键统一PPT模板内的所有字体了。

③.图片

在PPT模板里面，设计者为了美观一般会采用风格统一且高质量的图片，而我们手上的图片很多时候都是风格不统一、尺寸大小有异的，如果在模板里面生搬硬套的话，就会出现排版参差不齐的后果：

所以小醒目建议大家插入图片后，直接利用裁剪功能把图片裁成尺寸统一，然后再进行排版就可以避免上面提到的尴尬了。

④.排版

排版问题很容易解决，现在很多PPT模板都会针对不同的并列观点提供多样的版式：

图示数量：3

图示数量：4

图示数量：6

如果不够，我们还可以从别的PPT模板中复制剪切过来，这也就提醒同学们在整理PPT模板的时候，要注意版式的整理，最后你的PPT逻辑展示好不好，基本取决于你的版式做得怎么样。

⑤.图表

图表在PPT模板中美化处理也不难，如果碰上数据项目数量刚好一致的，那就皆大欢喜。

要是不一样，小醒目建议大家把模板里面原有的图表删掉，自己插入一个新的图表，然后通过简单的美化处理也可以达到很意想不到的效果：

图中就只用了复制粘贴的功能

⑥.动画

PPT模板设计者在做模板的时候，为了好看和下载量会把动画做得很酷炫，但对于模板使用者来说，这些复杂的动画除了修改上存在困难之外，其实很多时候我们需要的只是简单的淡入淡出动画：

曾经我也是一个资源狂热收集者，只要逛到模板合集包就会毫不犹豫下载下来，当然也避免不了犯囤积下载症。

日积月累，久而久之我就发现，天底下没有不劳而获的万能模板。

要想免费资源为自己所用，有且唯一的途径就是花时间去整理，对于PPT新手来说可能还要花时间去学习怎么套用。

希望大家在看完这篇文章之后能挪出一点时间去整理下自己硬盘里积灰已久的各种资源，我们下期再见。