PPT，几乎可说是当今职场必备的工具之一。甚至连小学生都得会一点，反正，我家孩子四年级就开始做所谓的 PPT 了。然而，根据我长久以来的观察，绝大多数人对 PPT 好像存在巨大的误解，在他们眼里，PPT 可能更像是个容器。人们通常会把各种素材——文字、图片、图形、音频、视频等等——一股脑放进 PPT 里，然后展示给人看，美其名曰这就是一个 PPT 了。这就好像是把一些食材摆在一个盘子里，而这些食物有素也有荤，水果、青菜、大米、生肉，什么都堆在一起。而且可能没有切、没有去皮、没有洗过、甚至干脆是生的。总而言之，就没法“吃”。就算能吃下去，也是消化不良、拉肚子。我们有必要在动手“做饭”之前做点功课，今天我们就一起来探寻一下，PPT 的最少必要认知。
第一部分：内容
内容是由各种元素构成的。所谓元素，即文字、图片、图形、图表、音频、视频等等。一般的 PPT 里所包含的元素，有文字、图片、图形和图表。音频、视频不是非常常见，一些比较高端的场景才会使用，我也不太建议，这里不做讨论。可是，单是这些元素摆在那里，是没用的，必须要对它们做一些处理，这就是我们常说的设计。设计如同烹饪，食材就是那些食材，有些人可以把它们处理成人间美味，有些人做出来可能就是黑暗料理。在 PPT 里，所谓的设计无非是两个方面：逻辑结构和视觉美化。这里有个误区，大多数人都以为设计大概是偏重于视觉美化。事实上，逻辑结构的设计远比视觉美化重要一万倍。其实，每个人都有点这个意识，但是又都没意识到自己有这个意识，更没意识到这是一个非常重要的意识。比如说，你肯定知道，一般情况下，第一页都是封面；多数情况下，第二页可能是目录；然后是按照目录内容一二三这样讲下去；最后结尾。你发现了吧，这其实就是最基本的一种逻辑结构，只不过看起来好像是理所应当的，也就是刚才说的“没意识到这是一个非常重要的意识”。如果你的基本逻辑都有问题，任你做得再怎么酷炫，都是本末倒置。
第二部分：场景
这里我引用了三爷老师的总结，所有的 PPT 一般来说就两种应用场景：阅读或演讲。也就是说，一个 PPT，要么是给人自己看的，要么是需要别人边讲边看的。阅读型 PPT 和演讲型 PPT 最大的区别在于：阅读型 PPT 主要是一些记录或总结，其本身就是全部，一般不需要讲也可以读懂；演讲型 PPT 是辅助演讲的工具，演讲是主体，光看 PPT 基本上只能得到一点主旨信息。你可能都没有注意到，根本没几个人对 PPT 有这样的界定，不就是个 PPT 吗？还有这么多讲究？你观察一下罗胖的跨年演讲，各种大品牌的新品发布会，大型项目的路演展示等等，他们的 PPT 往往一页就是一张图几个字，如果只看不讲，你能看得懂多少？你再观察一下自己或者同事们的 PPT，是不是经常出现满篇的字，然后对着屏幕念半天，美其名曰“讲解 PPT”。
第三部分：受众
因为，无论什么 PPT 都是给人看的。所以，必须要把看的人是谁搞清楚。这里不会对受众做垂直分类，只说通常意义上的“人”，也就是泛指正常人。就是这么简单一个问题，可能你会觉得我无病呻吟。然而，根据我的观察，真正思考过这个问题并且基本做到的人，可以说凤毛麟角。换言之，绝大多数人做的所谓 PPT 都不算是给人看的，多半都是在挑战人类肉体的极限，比如眼睛、大脑、心脏……反正，正常人基本上看不了。所以，关于这部分，其实就两个字：体验。受众的体验就是我们要解决的问题。我将这种体验由浅到深、由易到难分为四个层次，分别是：看得清、看得懂、看得上、看得爽。大概也就隔着一尺的距离看得清。不信你去打开你的 PPT 看看，隔着三尺是不是就有种在被穿白大褂的大妈医生测视力的感觉了？这不是挑战肉体极限？版面拥挤。顾名思义，就是满篇都是内容，那么势必有些地方能看清，有些地方就看不清。文字太小。一个是字体、一个是大小，有些字体本身太细看不清，有些是文字设置得太小看不清。对比模糊。这个很多人都没有意识到。主要是文字和背景的对比，我们知道在白纸黑字很清晰，黑纸白字也很清晰。但是如果文字和背景都是深色或者都是浅色，就比较考验视力了。简言之，文字和背景的颜色尽量要一深一浅，形成较明显的对比，便于人类观看。至于如何配色，不在本文的讨论范围。很多人，为了装哔，故意在自己的 PPT 里加入一些不明觉厉的东西，比如一些专业术语、复杂的图表等等。他们自以为这看起来会显得很高级，这就是典型的自嗨。同时，逻辑上的混乱也会给人造成巨大的困扰，尤其是在套模板的时候，因为死搬硬套，看着好像挺好看，但其实逻辑和内容完全不沾，结果往往是狗屁不通。反例如下：请随时提醒自己，这是给人类看的，所以务必要说人话，而且要按照人类的习惯说。如果你的 PPT 既能看清也能看懂，说明已经入门，接下来要考虑的就是如何才能让人看得上了。所谓看得上，即你的内容对他人是否有用，实在不行的话有趣也行，再不行至少得有兴趣吧。比如像我这样放个美女上去，再怎样起码养眼，不招人厌吧。比如说，我这个 PPT 解决的就是普通人对 PPT 的认知问题；产品发布会的 PPT 解决的就是观众对产品特性的认知问题；年终总结 PPT 解决的就是领导对你整年工作的认知问题，等等。事实上，绝大多数人做 PPT 都是为了帮助自己解决某个问题，而不是观众。你仔细想想是不是这样？这基本上是最高境界了，即你的作品要能引起观众的共鸣。虽然 PPT 是一种视觉呈现，但终究是通过传递信息来传递某种思想或情感的。要做到这一点实属不易，这里不做过多的讨论，把前面三点做好已经可以超过 95% 以上的人。
总结
说了这么多，现在终于可以对 PPT 下一个比较具体的定义了。所谓 PPT，即各种元素以一定的逻辑关系构成的视觉化信息。说到底还是个信息传递，就这么简单，可简单绝不意味着容易。还记得前文说“逻辑结构的设计远比视觉美化重要一万倍”，理由是什么呢？关于 PPT 的一切其实都是围绕着这个主题来的。这句话真的值得反复地琢磨。所以，学好 PPT 的前提是学好逻辑，一切都是逻辑。逻辑不好的人，啥也干不好——千真万确。
