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教师使用WPSOffice办公软件的几点建议

来源：互联网作者： 2021-10-12 09:20

引

言

在日常使用办公软件的过程中，很多老师表示希望能够进行针对性及应用性强的软件学习，从而提升操作技能，使办公软件高效服务于教育教学。今天我们来梳理一下使用WPS Office办公软件的一些操作方法及小技巧，助力教师群体信息化高效办公。

推荐大家使用金山 WPS Office 2019版办公软件，因为它下载方便、可免费使用，软件体积小、操作简单、功能强大。下载方式为：输入www.wps.cn进入金山办公软件官网，点击下载“WPS 2019版”，安装完成后直接运行即可。

笔者在日常办公中总结了教师使用WPS Office办公软件的一些常见问题及解决办法，接下来逐一介绍。

使用Word文档的几点建议

1．如何在Word中插入公式及特殊符号。一些理科教师在编写教案时，需要输入学科公式及特殊符号，这些符号可以在“插入”--“公式”中进行选择，而且可对公式内的局部对象选中后更改颜色以突出显示，达到加深印象、强调内容的目的。

2．如何重置对象的格式。教师在填写表格时，如果遇到一些段落文字的空格无法删除，可选中该对象，点击“开始”选项卡中的“清除格式”，该操作会清除所选内容的所有格式，只留下无格式的文本内容。同样，如果我们在插入一张照片后，发现只能显示部分照片内容，也可以先选中该照片，点击“清除格式”试一试。

3．借助表格对多张照片进行排版。当我们需要在Word里插入多张照片，且希望它们整齐排列时，可以借助“表格”来规范图片的位置。例如有3张照片需要横向均匀排版，我们可以在Word里插入一个“一行三列”的表格，然后在每个单元格内插入一张图片，最后隐藏掉该表格的所有边框即可。通常来说，可以根据排版需要先插入一个“X行Y列”的表格，然后将部分单元格合并，从而达到灵活布局多张图片的效果。

4．介绍两个特殊的快捷键操作。在Word里按【F4】键可以重复上一步操作，例如更改文字大小、颜色、对文字进行加粗、清除对象格式、进行居左、居中、居右、对齐等操作，只要是上一步进行的操作都可以按【F4】键重复进行。但需注意的是，仅仅是重复“上一步”操作，要想重复完成更多的相同操作，我们需要通过“录制宏”来定义新的快捷键，这一点在Excel里同样适用。其次，按住键盘上的【Ctrl】键同时向上或者向下“滑动鼠标滑轮”，可以实现当前页面的“放大”或“缩小”操作。

5．为文档设置护眼模式。在“视图”选项卡中，选择“护眼模式”，这时整个屏幕就会变为淡绿色，可以缓解眼疲劳，Excel表格中同样里也可以设置护眼模式。

6．批量保存一份Word中的所有图片。如果一份Word里有几十张图片我们想要全部保存下来，可以将这份Word转存为网页文件（*.html或*.htm）的格式，这样所有图片都会被转存到一个同名称的文件夹内，照片排列顺序与它们在Word中出现的顺序相同。

身为一名教师，在日常办公中遇到关于Word文档的操作问题无法解决时，我们也可以利用互联网丰富的信息资源，输入相关关键词在网络上寻求帮助以得到解决。日常办公中将常见的快捷键记下来并灵活应用，能够极大地提升我们的办公效率。

使用PPT幻灯片的几点建议

1．批量导入图片至一份PPT内。我们可以通过制作电子相册来完成，设置每页幻灯片添加1张或2张图片。也可以在插入图片时选择分页插图，这样就可以批量按顺序导入图片素材至不同的幻灯片。

2．设置合适的幻灯片显示比例。由于现在大多数播放设备（例如教室内的白板、台式电脑、笔记本电脑等）都是16:9的屏幕比例，因此我们在制作PPT时，将幻灯片大小设置为16:9的宽屏比例，在播放时幻灯片内容会满屏显示，有利于屏幕空间的有效利用。

3．对部分幻灯片内容的隐藏。在编辑幻灯片时，我们想在编辑视图下看到这页幻灯片的内容但是在放映状态下不想呈现它，可以选中该页幻灯片后右击它，在弹出的菜单中选择“隐藏幻灯片”，这样在放映状态下观众将无法看到此页内容。

4．为PPT批量添加水印。当我们想要为每张幻灯片添加学校logo、个性签名等，可以利用“幻灯片母版”在合适的位置添加具体对象。应用母版进行设计后，有利于形成统一主题，再次修改也非常方便。

5．让PPT灵动起来。PPT的动画效果有两种类型，一种是幻灯片与幻灯片之间的动画，叫做“切换效果”。我们可以设置切换速度、声音，并且应用到该PPT的全部幻灯片上。另一种是一页幻灯片内多个对象的动画效果，例如对象的进入、强调、退出、动作路径等。为了使对象的动画效果更加丰富，可以将动画效果进行“叠加”，操作方式为在放映方式上选择“与上一动画同时播放”。巧妙的动画设计会有意想不到的演示效果，为观看者留下深刻印象。

6．一键进入PPT放映模式。按【F5】键可以实现幻灯片从头开始播放，同时按住【Shift+F5】键可以实现从当前幻灯片直接进入放映状态，这一操作在播放幻灯片时经常用到，非常方便有效。同时，在放映时可以选择“演讲者视图”，这时演讲者能看到幻灯片的内容及备注信息，而观众只能看到每张幻灯片页面内的内容。

7．如何对齐和微调多个对象的位置。我们在对齐多个对象时借助不同的对齐方式自动对齐，例如：左对齐、右对齐、居中对齐等。如果我们想对一个对象的位置进行微调，可以先选中它，然后按键盘上的上下左右键【↑、↓、←、→】进行控制。

8．根据需要将PPT保存成不同文件类型。我们将幻灯片另存为（*.jpg）的格式，这样每页幻灯片就会以一张图片的形式保存在一个文件夹内。我们也可以将PPT另存为（*.PDF）的格式方便查阅以及网络传输。

教学中绝不是为了使用PPT而使用它。一份制作精良的课件有助于我们高效备课，为课堂增色添声，有助于学生对知识内容的理解和记忆从而提升课堂教学效果，这才是我们使用PPT辅助教学的最终目的。

使用Excel表格的几点建议

1．如何进行数据筛选。在进行数据筛选时，除了常用的“按内容”进行筛选，还可以根据“颜色”及“数字/文本”进行筛选。例如，以“颜色筛选”为条件筛选出红色字体的单元格，以“数字筛选”为条件筛选出成绩高于60分的学生。

2．冻结窗格。有时我们想让单元格前两行的内容一直显示在屏幕最上方的单元格，可以选中前两行后设置“冻结窗格”，这样被冻结的窗格就会一直显示在表格最上方。

3．使用快捷键让一个单元格的内容自动换行。如果我们想在一个单元格内让内容换行，除了单击“开始”选项卡，选择“自动换行”外，还可以通过快捷键【Alt+Enter】实现单元格内的快速换行。

4．关于打印时部分字段的隐藏。在文件打印时如果一些字段不想被呈现，可以选中该行或列后，通过设置“隐藏”来实现。

5．如何完整显示身份证号。我们需要将该单元格选中，设置它的格式为“文本”即可。

6．批量修改英文短语或文字符号。我们可以使用“查找与替换”功能，在对话框中按照要求输入“查找内容”和“替换为”的具体对象即可。这一功能在Word文档中同样适用。

还有一些通用的办公软件操作技巧。例如：使用“格式刷”可以实现两个对象格式效果的迅速统一设置，而“双击格式刷”可以连续对多个对象进行格式刷操作，结束时按【Esc】键退出。在打印文档内容时，考虑到节约纸张和环保，除了使用“双面打印”外，我们也可以在不影响阅读效果的前提下，将每页A4纸排版内容设置为2版或4版。

同时，有一些关于信息化办公的优质公众号推荐给大家：

“Word联盟”：提供实用的办公软件操作技巧，有视频讲解、实用、操作性强；“Excel之家ExcelHome”：讲解Excel教程干货，每日都有更新；“课件研究所”：专为教师群体量身打造的PPT教程，拥有高质量的原创教学课件及模板；“大平微课”：分享微课技巧，共同探讨信息化教学。

最后送各位老师一句话：“使用中的学习是最高级的学习”。愿各位老师能够不断学习，不断实践，借助各类办公软件实现高效办公，感受信息技术的无限魅力，用技术服务于教育教学，最终提升自己的现代化教育技术能力，成为一名适应信息化时代发展的永不饱和的学习型教师。

赠人玫瑰，手留余香

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