最全的PPT制作步骤

来源:优页文档 作者:优页文档

PPT,全名PowerPoint,即“有力的观点”。用受众最易理解的方式传递最有力的观点。所以,PPT的本质在于观点。


PPT设计理念逐步呈两极分化,一种无限趋向视觉化设计,重视美感、动效、酷炫、抓眼球,内容反而成为配角。另一种则以内容(观点)为核心,图形、配色、动画等均作为辅助手段,目的在于支持观点更好地呈现和传达

首先,把焦点放在『内容』上,思考通过PPT到底要传达什么信息/观点/态度,以期达到何种目的。

然后,才是运用技巧去优化PPT的呈现方式和效果。


所以五月想表达的是,我们不必过于羡慕或一味追求噱头的形式和设计,甚至被PUA出焦虑感。只要看得多、练得多了,都会慢慢提升的。


作为“零基础”系列的首篇内容,五月想和大家分享自己制作PPT的常规步骤,都是你必须掌握的内容,暂不涉及所谓的“设计”技巧。


如果你没什么基础又想提升PPT技能的,五月建议你耐心看完。



01 安装软件


工欲善其事,必先利其器。

电脑基本都有安装好的Office软件,其中就有PPT,苹果电脑自带的是Keynotes。


有条件的话,尽量选择一台使用比较“顺滑”的电脑,安装较新版本的Office软件。版本越新,往往功能越强大。


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当然也不必盲目追求最新,五月现在用的是2019版,功能也足够用了。而且使用普及率比较高,换台电脑也很少出现兼容问题。


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如果你需要下载Office软件,五月给你推荐一个网站(HelloWindows.cn - 精校 完整 极致 Windows系统下载仓储站),你可以按需下载安装。



02  新建演示文稿


建议你不要直接在电脑桌面新建。


虽然找起来方便,但培养好习惯更重要。否则,久而久之,桌面文件多而乱,不易查找,而且会因为桌面文件太多导致电脑卡顿,因为桌面文件占用的是系统C盘内存。


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可以在你平时存放工作文件的硬盘中先新建一个文件夹并命好名,再将文件夹“发送到-桌面快捷方式”,演示文稿可以新建在这个文件夹里。


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这样做的好处是,既方便、又整洁,且不会造成电脑卡顿。



03  版面比例确定


鼠标左键双击『新建的PPT』打开PPT文件。


在制作PPT之前,先确定版面比例。最常用的有2种,16:9和4:3,现在16:9用得更多,也有部分人群或场景继续使用4:3的。


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(16:9版面比例)

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(4:3版面比例)


在菜单栏“设计”中,选择右侧的“幻灯片大小”,即可选择比例或自定义设置尺寸。


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另外,发布会、路演活动等还会用到宽屏比例,这就需要根据播放PPT的屏幕大小尺寸来确定PPT比例了。我们日常做的PPT基本很少涉及到宽屏。


版面比例的确定原则是,如果有明确要求的,按要求来做。没有统一要求的,根据播放PPT的屏幕比例来做。



04  新建幻灯片


鼠标单击深灰色区域即可添加幻灯片。或单击左上角“新建幻灯片”也可添加,还能选择不同版式。


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单击文本框范围以内的地方,文本框内出现闪烁的竖线,此时就能输入文字了。


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若想编辑文本框的大小或移动位置,可将鼠标光标移动至文本框线上,光标变为『两头或四头箭头』时单击文本框就能选中,按住鼠标左键即可拖动文本框,或调整其高度/宽度。


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05  确定背景色


首先我们需要根据播放PPT的设备/现场灯光亮度/场地空间大小(与受众的空间距离),来确定PPT背景色到底是选用深色系还是浅色系


概括性地说,LED屏用深色系背景,投影仪用浅色系背景。


LED屏是自发光,浅色背景的光线很刺眼,观众看久了眼睛非常疲劳,不利于观感,也会影响整体演示效果。同时,浅色背景的强光形成逆光,拍摄演讲人照片时,易造成面部过暗或背景曝光。


所以,在LED屏播放的PPT,通常建议使用深色背景,例如黑金、深蓝色系等都不错。


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(图为小米科技创始人雷军发布会PPT照片)


而投影仪影像是幕布反射光,即便PPT是黑色背景,也会因白色幕布、光线漫反射等,导致整体偏亮。如果是深色背景,将与文字、图片、图表等其他元素的颜色互相干扰,视觉上难以识别、区分,从而影响演示效果。


因此使用投影播放的PPT,建议使用浅色背景。稍微留心一下就会发现,中小学教师的教学课件、演讲稿件等大多选用的都是浅色背景。


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06 及时保存操作


及时保存!!及时保存!!及时保存!!重要的事情说3遍。


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否则,电脑如果意外断电或者重启,你的努力很可能就白费了。如果你不愿意从头再来一次的话,还是及时保存吧。


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