PPT体积太大怎么办?这5个压缩方法,还不知道?

来源:优页文档 作者:优页文档

很多人在制作 PPT 的时候会遇到这样一种情况:明明自己的 PPT 只有十几页,但是文件大小却已经几十 MB 了。

文件太大不仅容易导致制作卡顿,影响效率,也不方便发送。
那么,到底是什么因素导致文件太大,以及如何才能压缩文件呢?
这5个步骤你得知道!
1 压缩图片大小,减少体积
制作PPT时,通常会在其中插入很多图片。为了在放映PPT时图片能够清晰显示,通常要使用高分辨率的图片。
图片的分辨率越高,其占用的磁盘空间就越多。
如果PPT中包含大量的高分辨率图片,PPT文件的体积会显著增大,影响打开和编辑的操作效率。
裁剪图片是导致PPT文件体积变大的另一个原因,这主要是因为PowerPoint将裁减掉的部分存储在文件中而并未真正将其删除,只是对用户不可见。
使用PowerPoint中的“压缩图片”功能,可以将裁剪掉的图片部分从文件中彻底删除,减小文件的体积。
如需压缩图片,可以在PPT文件单击任意一张图片,然后在功能区的“图片工具|格式”选项卡中单击“压缩图片”按钮。打开“压缩图片”对话框,进行以下设置:
图片
如需删除当前选中的图片中已被裁剪掉的部分,则需要勾选“删除图片的剪裁区域”复选框。    
如需删除所有图片中已被裁剪掉的部分,则还需要取消对“仅应用于此图片”复选框的勾选。
图片
如需改变图片的分辨率,则可以在“分辨率”类别中选择一项。
设置完成后单击“确定”按钮,将裁剪掉的图片部分从PPT文件中删除,并根据设置自动调整图片的分辨率。
除了手动对图片进行压缩外,如果你特别在意PPT的体积大小,还可以在“文件—选项”设置窗口的“高级”分类中勾选“放弃编辑数据”以及将默认分辨率修改为150ppi及以下,这样在保存PPT时,PowerPoint就会自动删除经过裁剪的图片的未保留部分及压缩分辨率超出限制的图片。
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如果PPT真的非常大,那极有可能不是图片造成的,再怎么压缩图片恐怕也起不了多大作用。
2 合理使用及嵌入字体
如果你在一套PPT里使用了太多的字体,又进行了嵌入字体操作,PPT的大小也会明显增加。
推荐同一套PPT里最多使用3种字体,如果某种字体使用得较少,定稿后可将相应内容转换为图片以减少一种字体的嵌入,这样也能有效控制PPT的大小。    
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如果实在需要嵌入字体,我们需要控制字体数量,删除多余的字体。
当需要将整个PPT中的字体进行替换时,可以依次单击“开始”→“替换”→“替换字体”。
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在弹出的“替换字体”对话框中,选择需要替换的字体和替换为的字体,单击“替换”按钮即可完成整个PPT文档的字体替换。
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如果觉得挨个替换字体麻烦,还可以使用iSlide插件批量强制替换。
使用“一键优化”功能可以快速统一字体、段落、色彩,以及绘制智能参考线。    
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执行“iSlide>设计>一键优化>统一字体”命令,选择需要的中英文字体后,单击“应用”按钮,整个PPT的文字字体就全部统一为选定字体了。    
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【替换字体】功能每次只能修改一种字体,如果字体种类比较多,可以利用 WPS 提供的一种方法。    
3 调整音频格式及压缩大小
在PPT里插入音频,我们通常可以选择MP3或WAV格式。
MP3格式的优点在于体积小、音质不错,但问题在于旧版本的PowerPoint对MP3格式音频的兼容性不好,想要保证音频能够顺利播放,最好还是选择WAV格式。不过WAV格式音频体积又非常大。
在下面这个例子里,原本301MB的MP3音乐转换成WAV格式后竟然有4424MB,增大了近14倍!
所以,如果能够确定播放环境是2013版及以上的PowerPoint,那就优先使用MP3格式的音频,这样可以节约很多空间。
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裁取视频片段
如果你是一名教师,想要给同学们展示一部电影里的某个片段,显然没有必要把整部电影全都插入PPT。
即便你使用“剪裁视频”功能剪出了视频里需要的片段,但和裁剪图片一样, 被剪掉的片段只是不予显示,并没有真的删除。
想要真正将这部分不需要的视频删掉,我们还需要进行下面的操作。
单击“文件—信息”,可以看到案例中的完整视频占用了92MB的空间,并且包含剪裁区域。
单击“压缩媒体”,选择“全高清”进行压缩,压缩完成后视频仅占3 8MB,大大节省了空间。    
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iSlide——PPT 瘦身功能
为了保证演示文稿的演示质量与精致性,我们往往会在幻灯片中插入超清图片,或者是高清视频等占用内存较大的文件,这样一来,我们的演示文稿经常“超重”,一个PPT文件常常达几百兆,不仅由于体积大打开文件变慢,而且传输也成了很大的问题。在一些特殊的场合,例如对PPT文件大小有要求的情况下,体积过大的演示文稿是“不合格”的。
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遇到这种情况,我们只要打开iSlid选项卡,选择“PPT瘦身”即可。打开选项卡,在“工具”选项组中,我们就能看到这一选项。    
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选择“PPT瘦身”后,在弹出的窗口中有两个选项,分别为“常规瘦身”和“图片压缩”。    
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常规瘦身里有很多选项,我们可以删除无用的版式、无用的动画、隐藏的幻灯片等。
其中,无用版式是指PPT中除了“空白”版式外的其他版式,我们在设计制作演示文稿时,为了不限制设计思路,一般都不会使用无用版式。
所以每当新建一个演示文稿时,大部分人第一时间就是打开“母版视图”删除这些无用版式。但是手动删除有些麻烦,不过在我们安装了iSlide插件之后就可以一键解决这个问题了。    
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而另一个选项“图片压缩”则可以对PPT中插入的图片文件进行大幅度的压缩。
压缩后我们点击“另存为”会生成一个新的PPT文件。
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虽然在图中我们默认只压缩到原来文件大小的80%,但也压缩了近一半的演示文稿文件体积,可以说是一项非常实用的功能了。    
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iSlide——文件分析
如果这时候PPT文件还是太大,可以使用“文件分析”功能,可查看当前文档的每一页幻灯片以及母版版式的文件内存占用情况。
在 iSlide 插件“工具”组中,单击“文件分析”按钮即可启用。
将 PPT文件保存后,使用“文件分析”功能一键检测出文档页面元素占文件总大小的详情,双击鼠标可以直接跳转到该目标页面。
直接单击幻灯片编号可以打开下拉子列表,看到每页幻灯片的统计元素:基础、图表、图示、嵌入、图片、其他。
单击“幻灯片概览”可以一键收起所有幻灯片详情分析下拉菜单。
单击“排序”按钮,软件会自动按幻灯片占用的内存大小进行排序。    
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根据每页显示的文件大小,逐一去排查原因。    


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